Hyvä viestintäsuunnitelma on johdettu organisaation toimintastrategiasta, visiosta, olemassa olon tarkoituksesta ja arvoista – ne ohjaavat myös viestintää. Tavoitteellinen viestintä tuo organisaation arvot ja tavoitteet näkyviksi.

Viestintä on koko henkilöstön asia

On kirjoitettu, että kaikki mitä teemme ja sanomme, on viestintää. Jos emme puhu tai tee mitään, se vasta onkin viestintää. Organisaation viestintään osallistuvat kaikki, mutta vastuu viestinnän suunnittelusta, onnistumisesta ja seurannasta on johdolla. Viestinnän perimmäinen tarkoitus on saada aikaan haluttua toimintaa viestinnän kohderyhmässä.

Jokainen organisaatio, yritys, järjestö ja myös henkilöbrändi hyötyy siitä, että sillä on arvoistaan ja visiostaan kumpuava viestintäsuunnitelma. Näin viestinnästä saadaan linjakasta ja vältytään poukkoilevalta toiminnalta, joka saattaisi nakertaa organisaation mainetta. Viestintäsuunnitelma ei ole muusta toiminnasta irrallinen elementti, vaan se näkyy organisaation kaikessa tekemisessä ja johtamisessa. Se luo perustan sekä sisäiselle että ulkoiselle viestinnälle.

Mitä, kenelle ja miten?

Hyvä viestintäsuunnitelma piirtää tilannekuvan, asettaa viestinnän tavoitteet, määrittelee strategian tavoitteisiin pääsemiseksi, erittelee tarkemmat taktiikat strategian toteuttamiseksi, jakaa toimet ja vastuut sekä asettaa viestinnän seurattavat mittarit. Viestintäsuunnitelma kertoo vähintään mitä, kenelle ja miten.

Viestinnän on oltava linjassa organisaation tavoitteiden kanssa ja viestintää mitataan tavoitteiden toteutumisen kautta. Viestinnän mittareita on monia, mutta olennaista on, että jokainen organisaatio valitsee itselleen merkitykselliset keinot viestinnän mittaamiseen. Näin viestinnän tehoa voidaan seurata ja toimimattomia keinoja voidaan tarvittaessa muuttaa.

Kriisiviestintä osaksi viestintäsuunnitelmaa

Viestintäympäristö muuttuu koko ajan, joten myös viestintäsuunnitelma vaatii jatkuvaa päivittämistä ja tarkastelua. Kriisit syntyvät ja leviävät nopeasti tämän päivän digitaalisessa viestitulvassa, joten kriisiviestintäsuunnitelma on hyvä laatia osaksi viestintäsuunnitelmaa. Kriisiviestinnän kolme vaihetta ovat ennakoivat viestintäkeinot, kriisin aikainen viestintä ja jälkihoito. Viestintäsuunnitelma voi sisältää lisäksi esimerkiksi graafisen ohjeen tai sosiaalisen median käytön ohjeistuksen. Tärkeintä on, että kaikki viestintä nojaa organisaation arvopohjaan ja tekee arvot näkyviksi.

—–
Teksti on kirjoitettu Timo Sipilän Oulun ammattikorkeakouluun tehdyn ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyön kypsyysnäytteenä ”Millainen on hyvä viestintäsuunnitelma?”